In Notfallsituationen wird die Personalplanung eine noch größere Herausforderung, als sie es ohnehin schon ist. Was sich sonst als kurzfristiger Engpass gestaltet, bedeutet in Ausnahmezuständen wie Grippewelle oder Corona-Krise eine komplette Überarbeitung der Schichtplanung. Wie behält man da den Überblick?
Die Herausforderungen der Personalplanung in Bäckereien ist vielfältig und hängt von unterschiedlichsten Faktoren ab: komplexe Besetzungsanforderungen, Anzahl der Standorte, Öffnungszeiten, Kundenfrequenz und Mitarbeiterwünsche. Die gut gepflegte, softwarebasierte Planung kann eine große Unterstützung sein. Denn vor allem in Notfällen verliert man mit manuell erstellten Dienstplänen schnell den Überblick. So fehlt bei selbst erstellten Tabellen die Gesamtübersicht und Funktionalität; genauso wie die mangelnde Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen.
Personalplanung in Krisenzeiten
Viele Mitarbeiter, speziell im Verkauf, stehen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung, da sie aufgrund der Schließung von Schulen und Kindertagesstätten ihre Kinder betreuen müssen – oder aufgrund von Krankheit selbst ausfallen. Dies führt teilweise dazu, dass die Öffnungszeiten der Filialen reduziert werden müssen. Auch Umsatzrückgang oder Kurzarbeit sind für die PEP wichtige Themen. Diese Veränderungen wirken sich unmittelbar auf die Personalanforderungen der Arbeitsplätze und die Einplanungen der Mitarbeiter aus.
Wie Sie Personal kurzfristig umplanen
Unsere flexible Lösung ATOSS Time Control hilft dabei, ganz kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren – vom PC im Betrieb oder auch von unterwegs per Tablet. Natürlich kann die Software kein Personal herbeizaubern. Aber sie bietet einen umfassenden Überblick. Bei notwendigen Änderungen ist durch die Übersicht der Ist-Zeiten der Mitarbeiter auf einen Blick ersichtlich, wer verfügbar ist und wer nicht. Welcher Mitarbeiter schon viele Überstunden hat und wer noch Stundenkontingent frei hat. Nicht nur eine faire Verteilung wird erleichtert: Für kurzfristige Einsätze können flexible Mitarbeiter definiert werden, die die Möglichkeit haben, nach Bedarf zu arbeiten. Übersichtlich wird angezeigt, wer kontaktiert werden kann. Denn die faire Verteilung zahlt auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und den Teamgeist ein – trotz oder vor allem in herausfordernden Situationen.
Schichtpläne automatisiert versenden
Aus Time Control können die Einsatzpläne automatisiert per E-Mail an die Mitarbeiter versendet werden. Alternativ können die Dienstpläne auch in einem digitalen Workflow für Mitarbeiterportale oder andere Filialkommunikationssysteme wie COMELEO bereitgestellt werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern über die ATOSS App. Hier sehen die Mitarbeiter jederzeit und in Echtzeit ihre Einsatzpläne ein, können sich auf freie Schichten bewerben oder auch Fehlzeitenanträge stellen, die wiederum automatisiert an die zuständigen Vertretungen und Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet werden.
Einsatzzeiten automatisch in die Lohnabrechnung übertragen
Schlussendlich ist die anschließende Lohnabrechnung auch entsprechend einfacher, als die per Hand oder Excel geschriebenen Dienstpläne abzugleichen, nachzuberechnen und in die Lohnbuchhaltung zu übertragen. Das geschieht bei der Verknüpfung mit ATOSS Time Control automatisiert und auf Knopfdruck. Dadurch sparen Sie Zeit und letztendlich auch Geld.
Das Top-Komplettsystem für die Zeitwirtschaft
CompData bietet mit ATOSS Time Control ein digitales Komplettsystem für die Zeitwirtschaft, das Arbeitszeitpläne erstellt und die Arbeitszeiten erfasst. Der Einsatz einer solchen IT-Anwendung lohnt sich bereits ab 40 Mitarbeitern. Mit ATOSS Time Control wird der Personaleinsatz beispielsweise entsprechend des Umsatzes geplant. Schichtpläne werden bedarfsgerecht nach ruhigen Wochentagen, Feiertagsgeschäft oder Schlechtwettervarianten gestaltet und als Planungsmuster definiert. Bindet man zusätzlich eine Umsatzprognose aufgrund historischer Verkaufsdaten ein, optimiert sich die Personalplanung zusätzlich. So wachsen Personalplanung und Warenwirtschaft zusammen. Die Software erstellt die Arbeitspläne zentral. Zur Zeiterfassung in Bäckereien wird der vollautomatische Abgleich der Kassendaten mit dem Arbeitsplan genutzt.
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