Überquellende Aktenschränke oder falsch abgelegte Dokumente bremsen die Prozesse in der Personalabteilung aus. In Zeiten von Homeoffice ist ein ständiger Zugriff auf Personalakten und Dokumente unbedingt erforderlich, eine Mitnahme ist aus datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Gründen nicht erlaubt.
Damit Personalthemen auch im Homeoffice oder von Ihren Niederlassungen aus bearbeitet werden können, sorgt die digitale Personalakte für mehr Effizienz. Als Herzstück der Personalarbeit unterstützt sie das Personalmanagement und ermöglicht automatisierte Personalprozesse im gesamten Unternehmen.
Die digitale Personalakte dient als zentrales und digitales Dokumentenarchiv für Führungskräfte, Mitarbeiter und für die HR-Abteilung. Sie bündelt alle Dokumente; von Mitarbeiterstammdaten bis hin zu Lohnabrechnungen. Daten und Dokumente zu den Mitarbeitern können transparent, übersichtlich, platzsparend und vor allem sicher in der digitalen Personalakte abgelegt und so Routineaufgaben effektiver gestaltet werden. Dabei können unterschiedliche Rechte vergeben werden. So sind spezielle Mitarbeiterinformationen durch ein separates Passwort geschützt und nur von den jeweiligen Personalbeauftragten einsehbar. Mit dem Monatswechsel werden alle Personalberichte automatisch und strukturiert abgelegt.
Die Software bietet zudem eine kontextintegrierte Recherchemöglichkeit, sodass sich die Suchzeit deutlich verringert. Der Zugriff auf die digitale Personalakte erfolgt orts- und zeitunabhängig, die Daten zu den Mitarbeitern sind stets aktuell und vollständig. Dadurch können jederzeit valide Entscheidungen zum Mitarbeiter getroffen werden.
Die Vorteile der digitalen Personalakte auf einen Blick
- Schneller Zugriff auf alle Personaldokumente
- Rechtskonforme Ablage – mit vereinfachter Suche
- Automatisierte und sichere Archivierung
Sämtliche Personalinformationen werden in der digitalen Personalakte digitalisiert und verwaltet.
Die Dokumentenerfassung beinhaltet Papierbelege, E-Mails, multimediale Daten, Zeichnungen und Grafiken sowie digitale Dokumente – ein GoBD-konformes Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten ist gesichert.
Die Archivierung von digitalen Personaldokumenten erfolgt automatisiert. Dies spart Zeit und Geld – und auch Platz. Denn ein Großteil mittelständischer Unternehmen bewahrt Personaldokumente noch in Papierform auf. Zusätzlich zu den räumlichen Anforderungen bedeutet dies kostenintensive Sicherheitsvorkehrungen vor Feuer und Wasser sowie notwendige datenschutzkonforme Aktenschränke, die vor unberechtigten Zugriffen schützen.
Die Suche nach Informationen innerhalb der Papierakten ist zeitintensiv und umständlich. Eine Archivierung ist aber wichtig, da Personalakten auch noch drei Jahre über Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hinaus aufbewahrt und natürlich wiedergefunden werden müssen. Eine papierlose, digitale Personalakte wird diesen Anforderungen gerecht.
Die digitale Personalakte als Zusatzpaket der Sage HR Suite ist ein geschlossenes System und lässt sich direkt an Sage anbinden, sodass Dokumente von Sage direkt dort zugriffssicher geöffnet werden können. Somit sind keine zwei Anwendungen nötig. Die Bearbeitung erfolgt aus einer Anwendung heraus. Die Verschlüsselung des gesamten Archivs inklusive der Nutzfiles ist möglich.
Ein Überblick der Funktionen
- Elektronische Archivierung und Verwaltung von Personaldokumenten
- Strukturierte Ablage: automatisch, manuell, mit Freigabeprozess
- Bedarfsgerechter Zugriff: jederzeit, standortunabhängig, aktuell
- Einhaltung von Aufbewahrungspflichten
- Einhaltung von GoBD-Richtlinien, Datenschutz und Datensicherheit
Am 11. Dezember 2020 können sich kurz und bündig in einem 1-stündigen Webcast über die digitale Personalakte von Sage informieren.
Sie haben weitere Fragen zur digitalen Personalakte? Gerne informieren wir Sie individuell und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.
Telefon: +49 (0)7431 950-555
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