SO ARBEITEN SIE EFFIZIENT UND KOSTENSPAREND

Fünf Vorteile, Eingangsrechnungen digital zu verarbeiten.

Wie viele Eingangsrechnungen erhalten Sie täglich in Ihrem Unternehmen?

Hohes Belegaufkommen, verschiedene Standorte oder aufwendige Freigabeprozesse gestalten das Bearbeiten von Eingangsrechnungen und die Verwaltung zugehöriger Lieferscheine oft arbeitsintensiv und zeitaufwändig. Ein klassisches Szenario, was Skontovereinbarungen betrifft: Rechnungen kommen bei Ansprechpartnern an oder werden intern weitergegeben, sind nicht zum richtigen Zeitpunkt in der Buchhaltung zurück oder gehen gar ganz verloren. Zahlungsfristen werden verpasst und kosten Unternehmen bares Geld. Mit dem rechnungsManager hält eine Lösung Einzug, die den Workflow für Eingangsrechnungen effizient und kostensparend gestaltet. Wir haben mit zwei Anwendern gesprochen und die Vorteile für Sie zusammengefasst. 

Wie bei vielen mittelständischen Unternehmen wurden Eingangsrechnungen auch bei der NOVILA GmbH vor dem Einsatz des rechnungsManagers händisch bewältigt. Im ersten Schritt erfasste die Finanzbuchhaltung die Rechnungseingänge und verteilte sie dann an die entsprechenden Kontrollstellen und Ansprechpartner. „Das hatte zumindest den Vorteil, dass unsere Buchhaltung über alle Rechnungen informiert war und bei den Abteilungen nachfragen konnte, wenn Zahlungen gemacht werden sollten“, erläutert Ralph Storz, Geschäftsführer der NOVILA GmbH. Beim Bäckerhaus Veit in Bempflingen wurden „Eingangsrechnungen in die einzelnen Abteilungen gegeben. Dort wurden sie von verantwortlichen Mitarbeitern oder Bezirksleitern geprüft und anschließend in die Buchhaltung zurückgebracht“, sagt Matthias Stiegler, kaufmännischer Leiter und Prokurist der Bäckerei. Eine Übersicht ermöglicht diese Variante selten. 

 

TOP 1: Eingangsrechnungen papierlos bearbeiten

Heute werden in beiden Unternehmen die Rechnungen bei Eingang gescannt und digital über den rechnungsManager an die Ansprechpartner verteilt. An welche Abteilung und wen, diese Prozesse werden im Workflow-Designer flexibel und individuell definiert. Die Verteilung erfolgt sowohl regelbasiert als auch manuell. Zudem kann neben dem Vier-Augen-Prinzip ein Freigabeerfordernis durch die Geschäftsführung ab definierten Betragsgrößen hinterlegt werden, um die Sicherheit für Zahlungen zu erhöhen. Dabei unterstützt die Lösung das Prinzip „Arbeiten wie auf Papier“: Kontierungsstempel, Bearbeitungsvermerke oder Notizen werden beispielsweise im Dokument digital angebracht und gespeichert. 

 

TOP 2: Eingangsrechnungen automatisch zuordnen

Die Lösung erfasst über eine intelligente Texterkennung alle Inhalte der Rechnung. Skontovereinbarungen und Zahlungsziele können automatisiert überwacht werden und lösen Erinnerungen aus. Zudem findet eine automatisierte Lieferschein-Zuordnung, wenn gewünscht. statt. Über die Schnittstelle zum Rechnungswesen Diamant werden die Eingangsrechnungen beim Bäckerhaus Veit direkt zugeordnet. „Wir sind gestartet, um die Rechnungskontrolle besser in den Griff zu bekommen. Nun werden auch die Lieferscheine eingescannt und im System zugeordnet“, erklärt Matthias Stiegler.

 

TOP 3: Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten

Der rechnungsManager lernt selbständig. „Erhalte ich von Lieferanten eine zweite Rechnung, dann ordnet die Software diese automatisch zu, übernimmt Rechnungsbetrag und Datum. Immer mehr manuelle Eingaben fallen weg. Die Kontierung wird vorgeschlagen, die zum Kreditor schon erfasst wurde“, resümiert Ralph Storz. Die Verknüpfung zum Rechnungswesen wie DATEV oder Diamant ermöglicht, dass Daten nicht nur in Richtung Buchhaltung, sondern auch wieder zurück fließen – beispielsweise Informationen zur Übernahme der Buchung, des Zahlungsdatums und Zahlungsbetrages.

 

TOP 4: Eingangsrechnungen durchsuchen

Im rechnungsManager kann mittels Stichworten nach Rechnungsinhalten, nach Namen, Firmen und Artikeln und sogar über eine Volltextsuche gesucht werden. Die Software zeigt an, was zu den Begriffen ablegt wurde und in welchem Status der Bearbeitung sich die Rechnungen befinden. Matthias Stiegler sagt: „Sogar nach Artikeln können Rechnungen besser und schneller gefunden werden. Wann habe ich wo, welchen Artikel gekauft? Seither können wir wesentlich schneller und einfacher agieren.“

 

TOP 5: Eingangsrechnungen korrekt ablegen und archivieren

Neben den gescannten Papierrechnungen werden auch Rechnungen, die per E-Mail als PDF eingehen, ganz einfach über einen Importordner in den rechnungsManager eingelesen. „Mittlerweile stellen wir bei Partnern, mit denen wir häufig zusammenarbeiten, nach und nach auf elektronische Rechnungen um. Kein Papier, keine Portokosten. Die Zeit zum Öffnen der Post und zum Scannen der Rechnung sparen wir ein“, sagt Matthias Stiegler. Ralph Storz erklärt: „Das Eingangsrechnungsmanagement mit dem rechnungsManager bedeutet für uns weniger Zeitaufwand. Die Papierablage entfällt und es kann auch nicht falsch abgelegt werden.“ Denn der rechnungsManager ist ein revisionssicheres Archiv und bietet die Möglichkeit, alle Dokumente an ein Dokumenten-Management-System wie PROXESS zu geben oder als monatliche, digitale Zusammenfassung an das Steuerbüro. 

 

Von Erfassung und Weiterverarbeitung bis hin zur Archivierung bildet der rechnungsManager alle Strukturen der Eingangsrechnungsprozesse ab. Überzeugen Sie sich in der Praxis!