DMS: Das Dokumentenmanagement von morgen

Wie Sie Ihre Dokumente zukunftssicher digitalisieren und archivieren

Der Einsatz eines digitalen Dokumenten-Management-Systems (DMS) bedeutet für viele Unternehmen eine Erleichterung ihrer Arbeitsabläufe sowie eine zeitersparende Unterstützung bei der Verwaltung der digitalen Dokumente. Unternehmen verarbeiten große Mengen an Dokumenten in digitaler, aber auch in Papierform. Schnell und zuverlässig auf relevante Informationen zugreifen zu können, wird dabei zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Die Archivierungssoftware PROXESS DMS bietet die perfekte Lösung. Von der einfachen Archivierung bis hin zum sekundenschnellen Aufruf der Archivdokumente.

Was bedeutet DMS?
Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System(e). Mit einem DMS werden Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv gespeichert. Das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten, Archivieren und Suchen von Dokumenten gehören als feste Prozessbestandteile zum Dokumenten­Management-System in Unternehmen. Ziel ist, regelmäßige Aufgaben sinnvoll zu automatisieren und damit wertvolle Zeit zu sparen.

Digitale Archivierung mit PROXESS DMS
Mit der revisionssicheren PROXESS DMS Archivierungssoftware werden alle Informationen eines Unternehmens zukunftssicher und rechtskonform gesichert, verwaltet und archiviert. Es kann sich hierbei um Office-Dokumente, E-Mails oder andere digitale Daten handeln, die über Schnittstellen beispielsweise aus dem ERP-System oder Rechnungswesen übergeben werden. Auch Papierdokumente werden über leistungsfähige Scanner und den passenden Prozess in das digitale Archiv eingepflegt. In PROXESS werden somit Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt, automatisch archiviert und stehen per Mausklick in Sekundenschnelle zur Verfügung.

Papierlos in die Zukunft
Papierbasierte Prozesse können zeitintensiv und unübersichtlich sein. PROXESS DMS schafft hier Abhilfe und unterstützt den Weg der digitalen Transformation. Die Implementierung eines DMS kann der erste Schritt bei der Umstellung auf ein papierloses Büro sein. Dokumente werden mit mehreren Suchbegriffen versehen, so sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dateien und können Inhalte nun ganz einfach organisieren und ermitteln. Die Erstellung mehrerer Versionen desselben Dokuments zur Weitergabe entfällt. Stattdessen wird eine Hauptversion an einem zentralen Ort gespeichert, die ganz einfach abgerufen werden kann. Durch eine digitale Dokumentenablage und die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden beispielsweise Papier- und Druckkosten eingespart. Mit dem PROXESS DMS vereinheitlichen Sie außerdem interne und externe Prozesse und beschleunigen dank automatisierter Workflows die Weitergabe von Dokumenten.

DMS: Vorteile für Homeoffice und hybrides Arbeiten
Die Corona-Pandemie hat vielen Unternehmen gezeigt, welche Vorteile ein digitalisiertes Unternehmen in Krisenzeiten hat, und das nicht nur für Mitarbeiter im Homeoffice. Mit einem DMS lassen sich zentrale Geschäftsprozesse automatisieren. Zudem beschleunigt es viele Prozesse durch den systemischen Zugriff auf Dokumente und die volle Transparenz. Mitarbeiter im Homeoffice haben ortsunabhängig Zugriff auf wichtige Dokumente. Ohne diese Möglichkeit sind hybride Arbeitsmodelle kaum oder nur ineffizient möglich. Die relevanten Daten müssen sowohl für Mitarbeiter im Büro als auch im Homeoffice verfügbar sein, verwaltet und gesetzeskonform abgelegt werden. Durch die Implementierung von PROXESS DMS können Unternehmen systemübergreifendend den Grundstein für den Weg in Richtung hybrides Arbeiten legen.

GoBD: Rechtssicher digital archivieren
Die Vielfalt digitaler, steuerrelevanter Daten wird immer komplexer. Eine einfache Erfassung und Speicherung reichen oft nicht mehr aus. Belege, Zahlungseingänge, Bilanzen, Jahresabschlüsse und viele weitere Dokumente unterliegen in der Verwaltung und Archivierung gewissen Bedingungen. Eine digitale Archivlösung muss gesetzliche Vorgaben der DSGVO einhalten und die GoBD umsetzen. Die GoBD, „die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, gelten für alle steuerpflichtigen Unternehmen. Sie sind die wichtigste gesetzliche Grundlage für die digitale Dokumentenarchivierung. Als GoBD regeln sie, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen und für welche eine digitale Archivierung erlaubt ist.

Oberste Priorität des digitalen Archivs ist die absolute Übereinstimmung der Papierdokumente mit ihren elektronischen Varianten. Die Dokumente müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig und unveränderbar sein. Die Archivierungssoftware PROXESS DMS sichert dabei nicht nur Dateien, sondern gestaltet auch den gesamten Workflow. Sie indexiert die Dateien und protokolliert Änderungen. So entsteht maximale Transparenz, während die Originaldatei erhalten bleibt.

DMS Beratung: Nahtlose Integration durch das CompData Lösungsportfolio
Wir bieten für alle Lösungen aus unserem Lösungsportfolio eine praxisbewährte und sichere Integration mit PROXESS für mittelständische Unternehmen. Auf Knopfdruck können Sie beispielsweise aus Ihrer ERP Anwendung heraus, eine zugehörige Lieferantenrechnung, ein Kontenblatt aus Ihrer Finanzbuchhaltung oder eine Lohnabrechnung aus dem Personalprogramm aus dem PROXESS Archiv aufrufen. Die Dokumente lassen sich einfach und schnell per Volltextsuche oder über Schlagworte suchen und finden. Sichern Sie sich zukünftig Ihre Wettbewerbsfähigkeit, indem Sie auf moderne IT-Konzepte von CompData setzen. Und sollten Sie Ihre individuelle Lösung noch nicht kennen, dann beraten wir Sie gerne.

Wir unterstützen Sie beim Management Ihrer Dokumente. Mit Klcik auf den Button "DMS der Zukunft" Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Dokumente zukunftssicher und rechtskonform archivieren.

Sie benötigen Hilfe bei der Archivierung Ihrer Dokumente oder haben weitere Fragen zum Thema DMS? Gerne informieren wir Sie individuell und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

Für das Thema Personalwirtschaft bieten wir zusätzlich alternative Lösungen an, so dass sämtliche HR-Dokumente in einem System verfügbar sind. Damit stellen Sie sicher, dass der Datenschutz gewährleistet ist.

Wie können wir Sie unterstützen?

Ansprechpartner

Herr Hubert Heck

Leiter Beratung & Vertrieb


CompData Computer GmbH
Eschachstr. 9
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